Plötzlich zu Hause beim Chef

Plötzlich zu Hause beim Chef

Vielen Vorgesetzten, aber auch Datenschützern und Betriebsräten hat sie in den letzten Jahren den Schweiß auf die Stirn getrieben. Jetzt ist sie da, von einer Woche auf die andere nicht mehr wegzudenken und für einige Betriebe existenzrettend: Die Heimarbeit, liebevoll Home Office genannt, und damit die virtuelle Zusammenarbeit. Wir, #DieCoachinggesellschaft, teilen Erfahrungen und Tipps zu virtueller Zusammenarbeit und freuen uns auf Kommentare. Für den heutigen Beitrag bedanken wir uns für Inspirationen von Dirk Stein und Jurgen Appelo und aus Italien von Alessandro Buono, sowie unserem DCG-Coach Arno Spener.

Home Office – the new normal

Mit den Social Distancing-Geboten #inZeitenvonCorona geht für viele von uns einher, ab sofort zumindest einen Großteil unserer Arbeit von daheim zu erledigen. Das macht es, gerade für diejenigen, die zeitgleich seit Montag ihre Kinder von zu Hause betreuen, nicht unbedingt einfacher. Unser Gehirn switcht ständig zwischen privat und beruflich, die so wichtige Fokuszeit ist für diejenigen, die nicht alleine zu Hause sind, schwieriger herzustellen. Gleichzeitig verleitet die fehlende, klar begrenzte „Vor Ort“ Zeit einige, 16 Stunden durchzuarbeiten und andere, vieles aufzuschieben, weil man ja „später noch mal ran kann“. Ein paar Tipps:

• Arbeit und Privates zu Hause möglichst räumlich und zeitlich trennen: den meisten von uns (Ausnahmen bestätigen die Regel) fällt es leichter, einen Heimarbeitstag produktiv zu gestalten, wenn sie sich klare Zeitfenster setzen und sich bewusst an den Heim-Schreibtisch zurückziehen. So entsteht Fokuszeit, in der wir kaum abgelenkt werden und in der wir höchst konzentriert arbeiten können.
• Abgestimmte Zeitfenster für alle zu Hause: Gerade wenn Kinder daheim sind, sind klare Tagesstrukturen wichtig. Wann werden (Schul-)Aufgaben gemeinsam oder allein erledigt, wann gehen wir an die frische Luft, wann darf Mama oder Papa nicht gestört werden? Wer das ganz klar morgens vereinbart, macht sich den Tag leichter (Übung hilft, Kollegen berichten von ganzen Kanban Boards und Daily Stand-ups in der Familie ?)
• Pausen und Bewegung: Unser Gehirn funktioniert besser, wenn es sich zwischendurch entspannen kann. Frische Luft und Bewegung haben positive Auswirkungen auf die Gehirnleistung und ermöglichen Perspektivwechsel, die Kreativität fördern. Also: bewusst Zeit dafür im Home Office Tag einplanen, vielleicht mal Telefonate mit einem Spaziergang an der frischen Luft kombinieren.

Virtuelle Kollaboration – plötzlich zu Hause beim Chef

Ich arbeite schon lange in Coaching und Prozessbegleitung mit Video-Calls mit meinen Kunden, um ihnen Kosten und mir Reisezeit zu sparen. Seit Montag lerne ich dabei Privaträume, Kinder und Haustiere von Menschen kennen, die ich bisher vornehmlich in ihrem beruflichen Umfeld erlebt habe. Für mich als Coach eine wunderbare Welt. Für weniger geübte vielleicht erst mal befremdlich. Schon gestern bin ich kurz auf den Begriff der „psychologischen Sicherheit“ eingegangen, die so wichtig ist für hochperformante Zusammenarbeit. Viele fühlen sich darin gerade jetzt verletzt, wo Kollegen mit der Webcam in ihr Privatleben eindringen. Andere freuen sich, sich endlich ganz zeigen zu können. Wir wissen von Leadership-Forschern wie Jurgen Appelo: Teammitglieder, die sich als „ganzer Mensch“ in ihre Arbeit einbringen können und nicht einen Teil von sich „zu Hause lassen“, fällt es leichter, in ihrer Arbeit Erfüllung zu finden und so jeden Tag ihr Bestes zu geben. Ist da nicht virtuelle Zusammenarbeit mit Webcam von zu Hause eine Chance? Vielleicht wird dem ein oder anderen bei dem Gedanken mulmig. Einige Tipps und Erkenntnisse:

• Im Videotelefonat geht uns viel Gesprächs-Kontext, der wichtig für die Gesprächs-Führung ist, verloren. Sinnvoll daher: Videotelefonate oder -konferenzen mit ein paar Sätzen zum persönlichen Befinden und zum Umfeld, in dem man gerade ist, beginnen. Das erzeugt mehr Nähe und gegenseitiges Verständnis.
• Virtuelle Meetings, in denen einige Teilnehmer gemeinsam vor einem Bildschirm sitzen (#inZeitenvonCorona eh zu viel Nähe) und andere allein sind, erzeugen keine optimale Gruppendynamik, da Nebengespräche und Ablenkungen entstehen. Laden Sie jeden Teilnehmer ein, sich mit eigenem Bildschirm einzuloggen.
• Beachten Sie alle guten Meeting-Regeln, die Sie kennen, jetzt erst recht: Eine Agenda (mit allen geteilt) schafft Orientierung und Meeting-Disziplin. Ein Moderator, der Wortbeiträge per Handmeldung sieht und sammelt, trägt dazu bei, dass alle gehört werden können. Ein Blitzlicht-Feedback zur Art der Meeting-Gestaltung am Ende der Besprechung trägt dazu bei, beim nächsten mal noch besser virtuell miteinander zu arbeiten.
• Ermöglichen Sie neben Video-Meetings auch andere, asynchrone Arten der Zusammenarbeit für diejenigen, die tagsüber beispielsweise Kinder betreuen. Mehr dazu unter Tools

Vielleicht geht es einigen wie uns bei #DieCoachingGesellschaft und meinen früheren Kollegen im jetzt krisengeschüttelten Italien: Heimarbeit macht viel mehr Spaß, wenn wir wissen, dass wir nicht allein sind. Regelmäßiger Austausch, persönliche Gespräche und Humor sollten gerade jetzt nicht fehlen, wo Social Distancing uns voneinander trennt. Ein schönes Beispiel dafür liefert Alessandro Buono von thyssenkrupp Elevator Italia:

Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

Wem es wirklich unangenehm ist, sich zu Hause zu zeigen, der kann übrigens in Tools wie Microsoft Teams den aktuellen Hintergrund im Videobild verzerren lassen ? Was uns zum letzten Punkt des heutigen Beitrags bringt: Tools für virtuelle Zusammenarbeit.

Viele Organisationen arbeiten bereits länger mit ganzen Suiten wie Microsoft Office 365 oder den Google Office Anwendungen. So können neben Videokonferenzen auch leicht Dokumente geteilt und sogar gleichzeitig virtuell bearbeitet und weiterentwickelt werden. Viele Anbieter solcher Lösungen bieten derzeit Sonderpreise und freie Tutorials für diejenigen, die schnell auf den Zug aufspringen müssen. Aber was, wenn das noch nicht geht und virtuelle Zusammenarbeit jetzt trotzdem schnell funktionieren muss? Sicherlich arbeitet jede IT-Abteilung jetzt mit Hochdruck an geeigneten Lösungen, die das Unternehmen ganz nebenbei zukunftsfähiger machen werden. Für zwischendurch haben wir gute Erfahrungen gemacht mit…

• ZOOM Videokonferenz Software, die auch Webinare mit nicht-registrierten Mitgliedern ermöglicht und aus der Cloud im Browser ausgeführt werden kann; toll: hier können auch Aufzeichnungen für Kollegen, die gerade nicht teilnehmen können, bereitgestellt werden
• Projektmanagement Tools wie Stackfield oder Open Project, die Kommunikation in datensicheren Räumen ermöglichen und – im Fall von Open Project – sowohl klassische als auch agile Projektarbeit u.a. mit Taskboards, Zeitplänen und zugewiesenen Aufgaben ermöglichen
• Natürlich Terminabsprachen mit dem allseits bekannten Doodle

Was sind eure Erfahrungen, welche Tipps und Tricks nutzt ihr? Wir freuen uns wieder auf eure Hinweise und auf Impulse, die auch uns ermöglichen, besser virtuell mit unseren Kollegen und Kunden zusammenzuarbeiten. Und morgen geht es dann noch mal um Führungskompetenzen für virtuelle Zusammenarbeit!

 

Autorin: Dr. Britta Müller